Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

İşbu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla İdeal Çözümler Yazılım ve Bilişim Teknolojileri Ltd. Şti. tarafından işlenen kişisel verilerin saklanma sürelerini, saklamayı gerektiren hukuki sebepleri ve süre sonunda uygulanacak imha yöntemlerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Politika, Aydınlatma Metni ile birlikte bir bütün oluşturur ve www.idealcozumler.com adresinde yayımlanır.

Madde 1. Kapsam

Bu Politika; müşteri, müşteri çalışanı, tedarikçi, çalışan adayı, ziyaretçi ve internet sitesi kullanıcılarına ait, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar.

Madde 2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

• Sözleşmenin kurulması ve ifası ile hizmetin sunulabilmesi,
• Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan defter, kayıt ve belge saklama yükümlülükleri,
• 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik/erişim kaydı tutma yükümlülükleri,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile olası uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğü,
• Veri sorumlusunun meşru menfaati kapsamındaki bilgi güvenliği ve denetim izleri.

Madde 3. Saklama Süreleri

Aşağıdaki süreler asgari ölçüt olup, ilgili mevzuatta daha uzun bir süre öngörülmesi hâlinde mevzuattaki süre uygulanır. Süreler, işleme amacının ortadan kalktığı ya da ilgili hukuki ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren başlar.

• Müşteri sözleşme ve hizmet kayıtları: sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (TTK/genel zamanaşımı).
• Mali kayıtlar (fatura, muhasebe belgeleri): ilgili mali yılı takip eden yıl başından itibaren 5 yıl (VUK).
• Destek talepleri ve teknik yazışmalar: talebin kapanmasından itibaren 5 yıl.
• Sistem ve erişim kayıtları (log): 2 yıl; 5651 kapsamındaki trafik kayıtları için mevzuatta öngörülen süre.
• İnsan kaynakları ve çalışan adayı verileri: başvurunun sonuçlanmasından itibaren 2 yıl.
• Pazarlama izni ve ticari elektronik ileti onayları: onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl (6563 sayılı Kanun ve İYS kayıtları).
• Kamera ve ziyaretçi kayıtları: 60 gün.
• Açık rızaya dayalı işlemeler: rızanın geri alınmasıyla birlikte, imha süreçlerine dâhil edilir.

Madde 4. İmha Yöntemleri

• Silme: verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (veritabanı kaydının silinmesi, erişim yetkisinin kaldırılması).
• Yok etme: verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi (fiziksel evrakın imha edilmesi, manyetik ortamın güvenli biçimde üzerine yazılması veya fiziksel olarak imhası).
• Anonim hâle getirme: verinin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi (istatistik ve raporlama amaçlı kullanımlarda tercih edilir).

Yedekleme ortamlarında yer alan veriler, teknik olarak münferiden silinemediği hâllerde, yedeğin saklama süresi dolduğunda ilgili yedekle birlikte imha edilir; bu süre boyunca veri yalnızca geri yükleme amacıyla ve erişim kısıtlı olarak muhafaza edilir.

Madde 5. Periyodik İmha

Saklama süresi dolan kişisel veriler, 6 ayı geçmeyen aralıklarla yürütülen periyodik imha süreçlerinde re'sen silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Periyodik imha, her yıl Haziran ve Aralık aylarında gerçekleştirilir ve tutanakla kayıt altına alınır.

Madde 6. İlgili Kişinin Talebi Üzerine İmha

İlgili kişi, KVKK m.11 kapsamında verilerinin silinmesini veya yok edilmesini info@idealcozumler.com adresine başvurarak talep edebilir. Talep, şartların sağlanması hâlinde en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve sonucu başvurana bildirilir. Saklamayı gerektiren hukuki sebebin devam ettiği hâllerde talep gerekçesiyle birlikte reddedilebilir; bu durumda veriler yalnızca ilgili amaçla sınırlı olarak muhafaza edilir ve erişim kısıtlanır.

Madde 7. Sorumluluk ve Güncelleme

Politikanın uygulanmasından İdeal Çözümler Yazılım ve Bilişim Teknolojileri Ltd. Şti. bünyesinde görevlendirilen ilgili birim sorumludur. Politika, mevzuat değişiklikleri ve iş süreçlerindeki gelişmeler doğrultusunda gözden geçirilir; güncel sürümü www.idealcozumler.com adresinde yayımlanır.